Compliance en confidentialiteit in de pen-en-papier renaissance
Nu vrijwel alles online wordt geregeld, zoals het digitaal ondertekenen, het online samenwerken aan documenten en uiteraard video vergaderingen, valt het op dat veel bedrijven steeds vaker grijpen naar het klassieke pen-en-papier. In dit artikel belichten we de voor- en nadelen van beide.
Wat is een confidentialiteitsverklaring?
Dit is een ander woord voor een geheimhoudingsverklaring, in het Engels ook wel NDA genoemd. NDA staat dan weer voor Non-Disclosure Agreement, waarbij de ondertekende partij erin toestemt geen vertrouwelijke informatie te delen. Juridische afdelingen hebben hier veel mee te maken. Waarbij het niet alleen gaat om het geheimhouden van informatie op het moment van ondertekening, maar ook erna.
Indien de ondertekende partij de geheimhoudingsplicht zou schenden, resulteert dit in een boete of zelfs in juridische stappen. Een confidentialiteitsverklaring wordt vaak ingezet om te zorgen voor compliance, ofwel het naleven van de regelgeving en/of afspraken.
Digitale versus fysieke confidentialiteitsverklaringen, wat is beter?
Zowel online als offline confidentialiteitsverklaringen hebben voor- en nadelen. De digitale methode is vaak sneller en met name een goede keuze als de betrokkenen elkaar niet in persoon ontmoeten.
Offline confidentialiteitsverklaring is echter een logische keuze als men wel samenkomt of voor intern gebruik. Op deze manier loop je als onderneming geen risico op online fraude, wat een belangrijke drijfveer is voor de recente pen-en-papier renaissance.
Hoe kan een gepersonaliseerd notitieboekje van HelloPrint ingezet worden?
Veel juridische afdelingen kiezen ervoor om een speciaal notitieboekje te laten bedrukken door HelloPrint, inclusief confidentialiteitsverklaringen voor veilige documentatie. Zo’n gelinieerd notitieboek kan vervolgens worden ingezet voor het maken van aantekeningen, voor handmatige notulen tijdens een bespreking en voor het opschrijven van eigen reminders.
Vaak worden er tegelijkertijd meerdere exemplaren gedrukt door HelloPrint, inclusief personalisatie. Met op de voorzijde het logo, waardoor deze speciale notitieboekjes inclusief vertrouwelijke informatie makkelijk te herkennen zijn.
Sommige juridische afdelingen kiezen ervoor dat de notitieboekjes met bedrijfsinformatie, enkel op kantoor gebruikt mogen worden en dus niet mogen worden meegenomen. Dit reduceert het risico op het lekken van vertrouwelijke informatie aanzienlijk, aangezien het onmogelijk is dat gegevens in verkeerde handen vallen. Iets dat een stuk ingewikkelder is als er wordt gekozen voor online notities.
Wat zijn de overige kenmerken van de pen-en-papier renaissance?
Naast het voordeel op het vlak van geheimhoudingsverklaringen en vertrouwelijke informatie, wordt de traditionele methode ook veel ingezet voor creatieve processen waarbij compliance een rol speelt. Pen en papier stimuleert de creativiteit. Wat essentieel is voor het brainstormen van ideeën, het uitwerken van een complex onderwerp of voor het interpreteren van gegevens. Digitale tools kunnen je overspoelen met informatie, waardoor het moeilijker is om te onderscheiden welke data nu echt van belang is.
Ook kan het handmatig opschrijven helpen bij het opnemen en onthouden van belangrijke informatie. Het is een effectieve manier om de hersenen te stimuleren, wat komt door de actieve manier van leren. En tot slot heeft pen en papier een bepaalde echtheid. Vanwege deze authenticiteit kiezen sommige bedrijven ervoor om bepaalde overeenkomsten op de traditionele manier te ondertekenen, in plaats van de digitale handtekening. Het kan een manier zijn om meer waarde aan een samenwerking of deal te geven, zonder dat dit ten koste gaat van de compliance en vertrouwelijkheid.
