Dynamics 365 Project Operations een complete oplossing voor projectmanagement
Voor organisaties die op projectbasis werken is het belangrijk om grip te kunnen houden op de planning, budgetten capaciteit en de voortgang van de werkzaamheden. Een goed systeem kan helpen om projecten efficiënter en beter te kunnen sturen. Dynamics 365 project operations is een uitgebreide oplossing van Microsoft die speciaal is ontwikkeld om het volledige projectproces te ondersteunen, van de eerste offerte tot de uiteindelijke factuur. In dit artikel lees je wat Microsoft Dynamics 365 is en wat je ermee kunt.
Wat is Dynamics 365 Project Operations?
Dynamics 365 project operations is een cloudgebaseerde applicatie binnen het Microsoft Dynamics 365-platform. De software combineert projectmanagement, resourceplanning, financiën en samenwerking in één centrale omgeving. Hierdoor beschikken projectmanagers, consultants, planners en financiële medewerkers altijd over dezelfde actuele informatie. Alle projectgegevens worden op een plek beheerd. Hierdoor kunnen projecten eenvoudiger gepland worden en risico’s vroegtijdig gesignaleerd. Ook kunnen klanten beter op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het project. Omdat de oplossing onderdeel is van het ecosysteem van Microsoft werkt het erg goed samen met applicaties zoals Microsoft Teams, Outlook, Power BI en Excel.
Projectplanning en resourcebeheer
Een van de belangrijkste functies van Dynamics 365 project operations is het plannen van projecten en medewerkers. Binnen de software kunnen organisaties eenvoudig projectfasen aanmaken, taken verdelen en deadlines bewaken. Daarnaast is direct zichtbaar welke medewerkers beschikbaar zijn en welke kennis en certificeringen zij bezitten. Dit maakt het mogelijk om de juiste persoon op het juiste moment aan het juiste project toe te wijzen. Door capaciteit slim te plannen worden overbelasting en onderbezetting voorkomen. Bovendien kunnen planners sneller inspelen op wijzigingen wanneer een project uitloopt of juist eerder wordt afgerond.
Inzicht in kosten en budgetten
Bij projecten is een goede financiële controle erg belangrijk. Dynamics 365 project operations geeft organisaties continu inzicht in de verwachte en werkelijke kosten. Budgetten kunnen eenvoudig worden opgesteld en gedurende het project worden bewaakt. Medewerkers kunnen hun uren en gemaakte kosten direct registreren in het systeem. Hierdoor is er altijd een actueel overzicht van de financiële status van ieder project. Wordt een budget overschreden dan kunnen projectmanagers tijdig ingrijpen. Hierdoor worden verrassingen aan het einde van het project voorkomen. Eigenlijk is Dynamics 365 project operations een ERP systeem speciaal voor projecten.
Van offerte tot facturatie
Een belangrijk voordeel van Dynamics 365 project operations is dat het volledige commerciële proces wordt ondersteund. Een project begint vaak met een offerte of voorstel. Zodra de klant akkoord geeft, kan deze offerte vrijwel direct worden omgezet naar een projectplanning. Tijdens de uitvoering worden uren, materialen en overige kosten automatisch gekoppeld aan het project. Al deze data wordt opgeslagen. Op basis hiervan kunnen facturen worden opgesteld volgens vaste prijsafspraken, nacalculatie of abonnementen. Dit vermindert handmatig werk en verkleint de kans op fouten in de administratie.
Betere samenwerking binnen teams
Bij projecten is goede communicatie tussen verschillende afdelingen erg belangrijk. Doordat iedereen die betrokken is bij het project toegang heeft tot dezelfde informatie stimuleert Dynamics 365 project operations de samenwerking. Projectdocumenten, planningen, taken en voortgang zijn centraal beschikbaar. Door de integratie met Microsoft Teams kunnen medewerkers eenvoudig overleggen, bestanden delen en direct vanuit hun vertrouwde werkomgeving samenwerken. Dit zorgt voor kortere communicatielijnen en een stijgende productiviteit.
Met Dynamics 365 project operations hebben bedrijven één geïntegreerd platform voor het beheren van projecten, de betrokken medewerkers en de financiën. Doordat alle informatie centraal beschikbaar is en geïntegreerd is ontstaat er grip op de volledige projectcyclus. Hierdoor kun je als bedrijf beter sturen, processen efficiënter maken en betere besluiten nemen. Meer weten? Kijk eens bij 9altitudes.